원데이 컨퍼런스 디자인하기

헌내기배움터 행사 스케치 영상

디자인 관련 전공의 고인물들이 헌내기들에게
자신의 경험을 공유하는 1-day Conference 형태의 행사입니다.

기여도 : 25% (4인 팀 프로젝트)
역할 : 기획 / 총괄
기간: '18년 8월 - 9월

기획 의도

제가 학부 마지막 학년 첫 학기였을 때, 뻔뻔하게 '새내기배움터' 라는 행사에 놀러간 적이 있습니다.

새내기를 위한 행사, 새내기배움터

그 행사는 신입생(1,2학년)들에게 학과를 설명하고, 선배들과 대화하는 행사였는데,

 

행사 중에 문득 이런 생각이 들었습니다.

'왜 헌내기(3,4학년)들을 위한 행사는 없을까?'

'진로를 못 정한 고학년도,
4학년을 겪고 사회에 진출한 선배들의 이야기를 새내기 못지 않게 궁금해하는 니즈가 있지 않을까'

 

기존에도 각계 명사들을 학교로 초청하는 세미나가 있었지만,

 

리테일 디자인의 거장 Henri Christiaans 명사의 세미나

저는 막 사회에 진출한 초년생 선배들의 이야기를 들을 수 있는 행사를 만들고 싶었습니다.

 

사실 같은 과라도 다른 진로를 준비하고 있거나, 연구실이 다르면,

서로 어떤 디자인을 하는지 알 수 없는 상황이었기 때문에 시도해볼만한 계기는 충분했습니다.

 

 

팀 구성하기

혼자서 하기엔 버거운 일이라는 생각이 들었습니다.

평소에 무언가를 같이 해내보고 싶었던 사람들에게 기획 의도로 설득하며 참여 의사를 물었고,

제 생각에 공감하는 3명을 구할 수 있었습니다.

 

그렇게 학생회도 아닌 학부생 4명이서 행사를 준비하기 시작했습니다.

 

학생회도 아닌 학부생 4명이서 낄낄 거리며 행사 준비를 시작했다

 

연사 모집 + 일정 선정

행사 일정부터 정해야 했습니다. 

그러기 위해서는 행사에 참여해줄 연사의 일정을 하루에 모으는 것이 중요했습니다.

 

각계각층에 진출한 사회초년생 선배들에게 직접 대면으로 부탁하거나, 메일, 카톡으로 연락했고

기획의도에 공감하고, 같은 날에 모일 수 있는, 

12명의 연사들을 모집할 수 있었습니다.

 

12명의 사회초년생 디자인과 선배들

 

 

행사 콘텐츠 관리

연사들에게 1명당 15분 남짓의 그들만의 이야기를 준비해줄 것을 부탁하면서,

발표 시간과 프레임의 일관성을 만들고,

홍보에 사용하기 위해 (스피치 제목, 키워드, 대략적인 내용을 알아야 하므로)

 

Speech Outline 틀을 작성해서 연사님들께 작성을 부탁드렸습니다.

스피치 아웃라인 예시

 

애프터파티도 기획을 시작했습니다.

애프터파티 컨셉

 

스폰서십 

큰 문제가 하나 더 남아 있었습니다.

행사 준비에는 돈이 필요했고, 4명의 자비로 충당하기에는 부담이 컸습니다.

 

그래서 우리는 기획서를 한 장 만들어서, 지역 중소기업과 교내 스타트업을 직접 컨택하기 시작했습니다.

 

가장 어려운 점은 그들이 왜 이 행사를 후원해야하는지 설득하는 점이었습니다.

우리는 행사의 주요참가고객이 귀사의 핵심고객과 일치하며, 제품과 서비스를 홍보할 수 있다고 설득했습니다.

 

감사하게도 온라인 취미 클래스를 판매하는 회사(클래스101)와 지역 수제 맥주 회사(트레비어)에서 후원 의사를 밝혔습니다.

 

다시 한 번 클래스101과 트레비어 관계자분들께 감사드립니다

 

행사 홍보 / 마케팅

행사 운영비도 생겼으니 홍보/마케팅 준비를 시작했습니다.

먼저 인쇄비가 생겼으니 포스터를 만들고,

포스터 부착

 

도메인 호스팅비가 생겼으니 랜딩 페이지를 만들었습니다.

랜딩 페이지

 

그 다음은 행사 참가자 관리를 위해 신청 Form을 만들었습니다. (Typeform을 활용했습니다.)

신청 Form

 

마지막으로 랜딩 페이지와

간단한 카드 웹툰으로 제작한 SNS 홍보 게시물에

제작한 신청 Form을 연결하여 배포를 시작했습니다.

 

 

행사 일주일 전 - 큐시트, 동선 설계

홍보 결과, 40여명 가까이 참가 신청이 들어왔습니다.

학과 정원에 비해 높은 신청률에 뿌듯한 마음과 함께 끝까지 행사 준비를 잘 하고 싶은 마음이 커져갔습니다.

 

행사를 기록해줄 포토그래퍼들을 구하고,

 Organizer, Staff와 함께 큐시트, 그리고 동선을 짰습니다.

 

시간별, 장소별 담당자와 동선을 적은 큐시트와 시설 점검

 

행사 전 날 - 비품, 시설 점검

마이크와 스피커 등 행사에 필요한 비품을 대여하거나 구매하고, 행사장 시설을 점검했습니다.

행사장까지 잘 찾아올 수 있게, 건물 현관부터 사이니지 설치를 진행했습니다.

 

시설 점검 & 사이니지 설치

 

행사 당일 - 오프닝

역대 학과 행사 중 가장 높은 수준의 참석률(학과 정원 중 60%)을 기록하며 행사가 시작되었습니다.

 

웅장한 위대한 쇼맨 음악과 함께 시작된 헌내기 배움터 오프닝

 

행사 취지를 밝히고, 행사 타임테이블 이미지를 참여자들이 속해 있는 오픈 카톡방에 배포했습니다.

그리고 행사를 즐기는 방법, 문의 방법, 주의사항들을 안내해드렸습니다.

행사를 즐기는 방법

 

 

행사 당일 - 본 행사

오프닝이 끝나고 본 행사가 진행되었습니다.

연사님들이 멋지게 준비해준 덕분에 행사장에는 영감과 활기가 넘쳤습니다.

열정적인 연사님과 열정적인 패널 토크

 

오거나이저들은 스탭들과 함께 긴장을 늦추지 않고, 타임테이블에 맞게 행사를 진행해 나갔습니다.

두 곳에서 동시에 행사각 진행되는만큼, 쉬는 시간마다 다음 진행될 강의를 장소별로 보여주는 화면을 프레젠팅하고, 강의중에는 스탭끼리 수시로 시간을 체크했습니다

 

 

행사 당일 - 애프터 파티

본 행사가 모두 끝나고 애프터파티가 시작되었습니다.

즐겨주시는 참가자분들 덕분에 정말 즐거운 시간이 이어졌습니다.

 

즐거운 애프터파티

 

놀라운 것은 이 행사가 마음에 들었다면 2회가 열릴 수 있도록 참석자들에게 자유로운 금액의 모금을 부탁했는데,

30만 2226원이 모인 것이었습니다. 운영진들은 감동했습니다.

 

후원을 말할 땐 당당하게

 

행사가 끝난 후에도 내년에 2회가 열리길 바란다는 피드백과 함께 종종 회자되었고,

학생회도 하지 못한 일을 해냈다며, 행정실 직원들과 교수님들이 칭찬해주시며 격려해주셨습니다.

그리고 몇 달 뒤, 이 행사에 자극을 받은 2개의 다른 학부에서 비슷한 행사를 따라 여는 신기한 광경을 볼 수 있기도 했습니다.

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해냈습니다

4년 간의 학교 생활 중 가장 살아있는 느낌을 받았습니다. - 행사 오거나이저

 

서울에 올 때마다 디자이너 밋업에 참가하며, 귀동냥했던 경험들을 모아서

많은 사람들을 연결하고 서로 자극을 줄 수 있는 장을

직접 만들어낼 수 있어서 무척 뿌듯했습니다. 멋진 경험이었습니다.

 

MC 민섭, 그리고 너무나 고마운 일당백 오거나이저들